Перелік основних кадрових документів, які повинні бути у роботодавця

Перелік основних кадрових документів

Ведення кадрового обліку є обов’язковою вимогою до діяльності підприємства, не залежно від його розміру, сфери діяльності та організаційно-правової форми. Кадрову документацію в обов’язковому порядку повинні вести як роботодавці юридичні особи, так і роботодавці – ФОП, незалежно від того, чи працює там 1 або більше співробітників. Перелік основних кадрових документів, наведених нижче, не є вичерпним.

  • Колективний договір, Положення про оплату праці та преміювання.
  • Правила внутрішнього трудового розпорядку.
  • Штатний розклад.
  • Посадові інструкції.
  • Табель обліку робочого часу.
  • Графік змінності.
  • Графік відпусток.
  • Накази по найманим працівникам (прийом, переведення, звільнення, надання відпустки, направлення у відрядження, преміювання тощо).
  • Особисті письмові заяви співробітників.
  • Письмовий трудовий договір, контракт з працівником (при наявності).
  • Повідомлення в податкову про прийом на роботу.
  • Договору ЦПХ (при наявності).
  • Особисті картки співробітників.
  • Особисті справи.
  • Трудові книжки працівників.
  • Книга обліку трудових книжок і вкладишів до них.
  • Договір про матеріальну відповідальність.
  • Письмові заяви співробітників про виплату їм зарплати на банківську картку.
  • Відомості нарахування і виплати заробітної плати.

Перелік документів, що надаються при працевлаштуванні:

  • Паспорт або інший документ, що засвідчує особу.
  • Трудова книжка.
  • Документ про освіту.
  • Довідка про стан здоров’я (в передбачених законодавством випадках).
  • Довідка про присвоєння ідентифікаційного коду.
  • Для окремих категорій осіб передбачено надання і інших документів.

Відсутність кадрових документів на підприємстві може призвести до штрафних санкцій при перевірці органів Держпраці по КЗпП і адміністративних штрафів за КУпАП.

Тут ви можете завантажити зразки основних кадрових документів.

Працевлаштування інвалідів:

Особливість прийому на роботу інваліда полягає в тому, що крім основних документів він повинен надати роботодавцю копію пенсійного посвідчення, довідку про присвоєння йому певної групи інвалідності та індивідуальну програму реабілітації, що видається МСЕК. Роботодавець повинен звернути увагу на можливість, протипоказання і рекомендовані умови праці для інваліда.

Відзначимо, що якщо інвалід спрямований на роботу за рекомендаціями МСЕК, то випробувальний термін при прийомі на роботу йому не встановлюється (ч. 3 ст. 26 КЗпП). А ось якщо він самостійно працевлаштовується, тоді роботодавець на свій розсуд може встановити йому іспитовий строк.

Також нагадаємо, що тільки інвалід, прийнятий на постійне місце роботи зараховується для виконання роботодавцем нормативу з працевлаштування інвалідів.