Добові в Україні

Добові витрати являють собою витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи, понесені ним зв’язку з відрядженням і не підтверджені документально .

Чинне законодавство не встановлює мінімальний розмір добових для працівників комерційної сфери. У зв’язку з цим логічно керуватися найбільш близькими за своїм змістом нормативними документами. Наприклад, постановою № 98 (лист Мінсоцполітики від 21.12.16 р. № 1732/0/101-16/28).

Податком на доходи фізичних осіб та військовим збором не обкладається тільки сума в межах неоподатковуваного розміру. 

Добові (максимальний неоподатковуваний розмір) в 2021 році

Територія відрядженняМаксимальний неоподатковуваний розмір добових
У межах території України600,00 грн
Для відряджень за кордон80 євро за курсом НБУ

Як видно з наведеної таблиці, в разі відрядження працівника в 2021 році по території України до складу його оподатковуваного доходу не включають суму добових в межах 600,00 грн., а у випадку відрядження за кордон — в межах 80 евро в день по курсу НБУ на кожен день відрядження.

Звичайно ж, роботодавець цілком може прийняти рішення про виплату добових в більшій сумі.

Оподаткування добових вище неоподатковуваємого розміру. 

Все, що перевищує зазначений вище розмір добових, для цілей оподаткування ПДФО є доходом працівника, отриманим від роботодавця у вигляді додаткового блага. Це означає, що з частини суми добових, яка перевищує неоподатковуваний межа, потрібно утримати ПДФО за ставкою 18% і ВС за ставкою 1,5%.

У розділі І Податкового розрахунку за формою № 1ДФ нараховану суму оподатковуваних добових, на наш погляд, слід відображати з ознакою доходу «126» – як додаткове благо.

У той же час податківці (категорія 103.02 ЗІР ДФСУ), пропонують при цьому показувати її в формі № 1ДФ з ознакою доходу «118» (як надмірно видані і своєчасно не повернуті кошти).

У розділі ІІ Податкового розрахунку за формою № 1ДФ суму оподатковуваних добових показуйте в загальній сумі доходів, які оподатковуються ВС по рядку «Військовий збір».

А ось добові, які виплачуються в неоподатковуваних межах, в формі № 1ДФ відображати не потрібно.

Терміни утримання та перерахування ПДФО і ВС з оподатковуваної частини добових. 

На жаль, ПКУ не містить чіткої відповіді на питання: коли їх потрібно сплачувати? На нашу думку, при видачі авансу на відрядження утримувати ПДФО і ВС з суми сверхнеоблагаемих добових не потрібно, оскільки сума такого авансу в момент видачі не є доходом працівника.

Достовірно відомою сума витрат працівника на відрядження (в тому числі і в частині добових) стає після затвердження його Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Відповідно і сума доходу працівника у вигляді оподатковуваних добових також буде відома в день затвердження Звіту.

Тому найбільш безпечним для роботодавця буде утримати і перерахувати до бюджету ПДФО та ВС з оподатковуваної частини добових саме в цей день.

У тому випадку, якщо працівникові всупереч вимогам законодавства аванс на відрядження не видавали, ПДФО та ВС з суми оподатковуваних добових:

  • утримують в день затвердження Звіту;
  • перераховують до бюджету – в момент погашення кредиторської заборгованості перед працівником по Звіту (п.п. 168.1.2 ПКУ), але не пізніше 30-го числа місяця, наступного за останнім днем ​​місяця, в якому нараховано дохід (затверджено Звіт) (п.п. 168.1.5 ПКУ).

ЄСВ з оподатковуваного суми добових не стягується.

Встановлюємо добові на підприємстві.

Розмір добових роботодавець визначає самостійно у внутрішніх документах, наприклад, в Положенні про службові відрядження або в окремому наказі керівника.

Встановлювати добові кожен раз в наказі про направлення працівника у відрядження вважаємо неправильним!

Майте на увазі: граничний розмір добових витрат роботодавець – небюджетник може встановити в єдиній сумі незалежно від того:

  • включається вартість харчування до рахунків на оплату проживання в готелі або до проїзних документів;
  • забезпечує приймаюча сторона відповідно до умов запрошення відрядженого працівника безкоштовним харчуванням;
  • в яку країну відряджається працівник.

Однак можна зробити інакше: передбачити в Положенні про службові відрядження зменшення добових з урахуванням всіх перерахованих факторів, аналогічно нормам добових витрат для бюджетників, які визначені Інструкцією № 59 і Постановою № 98.

Крім того, цілком допустимо при розробці Положення про службові відрядження встановити «плаваючий» розмір добових. Тобто визначити, що в залежності від різних об’єктивних обставин, які можуть виникати в діяльності підприємства (і бути для нього значущими), розмір добових буде різним.

При визначенні добових потрібно керуватися такими правилами:

  • Кількість днів відрядження для виплати добових визначають з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи.

Днем вибуття у відрядження є день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника (п. 7 розд. І Інструкції № 59). У свою чергу, день прибуття з відрядження визначено як день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.

Увага! При відправленні транспортного засобу до 24 години включно днем ​​вибуття у відрядження вважають поточну добу, а з 0 годин і пізніше – наступну добу.

  • Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховують час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначають день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Зверніть увагу! Дата на транспортному квитку і дата вибуття (повернення) працівника згідно з наказом про направлення у відрядження повинні збігатися. Виняток дозволяється робити тільки для випадків, коли працівник затримався у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні. Однак і тоді Інструкція № 59 забороняє відшкодовувати працівникові добові.

  1. Добові виплачують за кожен день відрядження, включаючи вихідні, святкові та неробочі дні, а також час перебування в дорозі разом з вимушеними зупинками (п. 4 розд. II і п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59).
  2. При відрядження працівника терміном на один день або в таку місцевість, звідки він має можливість щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовують як за повну добу (абзац третій п. 4 розд. II Інструкції № 59). У той же час госпрозрахункові підприємства можуть в Положенні про службові відрядження «урізати» суму добових, наприклад, в разі, коли відрядження займає півдня.
  3. Якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття у наступне відрядження збігаються (є одним днем), добові виплачують за один день.

Документальне підтвердження добових витрат.

І п. 15 розд. І Інструкції № 59, и п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ визначають добові як витрати, які не потребують спеціального документального підтвердження. Але разом з цим положення того ж п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ суму добових вимагає визначати в разі відрядження:

  • в межах України і в країни, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
  • в країни, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження при наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання і / або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Звертаємо увагу: на сьогоднішній день навіть при службових поїздках в «візові» країни відмітки про перетин кордону в закордонному паспорті не обов’язкові. Зрозуміло, за умови, що є інші документи, що підтверджують факт перебування працівника за кордоном (транспортні квитки, рахунки готелів і т. д.). Якщо ж таких документів немає, то відмітки в закордонному паспорті можуть стати для вас рятівною паличкою-виручалочкою.

Якщо необхідні підтверджуючі документи відсутні, про неоподатковувані добові можна забути.

Інші документи.

Для проведення витрат на відрядження знадобляться первинні документи,які підтверджують факт перебування працівника у місці відрядження. А саме: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника і т. п.

А як бути, якщо працівник в «українській» відрядження не здійснював ніяких витрат на відрядження і, як наслідок, у нього немає перерахованих документів?

Мінфін вважає, що в цьому випадку суму добових можна визначити тільки на підставі наказу (лист Мінфіна від 04.05.11 р. № 31-07230-16-25/11433).

Дещо по-іншому до цього питання підходять податківці. Вони в такій ситуації хочуть бачити також первинні документи, що засвідчують наміри та фактичність здійснення відрядження. Для цього підійдуть будь-які документи, що підтверджують зв’язок службового поїздки з господарською діяльністю підприємства.

До авансового звіту працівник може докласти звіт про відрядження, складений у вільній формі, в якому співробітник викладе інформацію про транспортування, місце проживання та виконану роботу.