Електронний ключ. Як отримати і де використовувати.

Електронний ключ

ЕЦП – електронний цифровий підпис. Це аналог звичайного підпису. Електронний ключ економить масу часу і коштів.

Електронний ключ дозволить Вам:

-Підписати будь-який звіт в електронному вигляді

-Підписати первинні документи в електронному вигляді (податкова накладна, акт, рахунок)

-Безпечно передати документ одержувачу, тобто відкрити цей документ зможе тільки Ваш адресат

-Приєднатися до передових підприємств України, які використовують електронний документообіг в своєму бізнес-процесі

Електронний ключ Ви можете оформити абсолютно безкоштовно, звернувшись із заявою за формою, пакетом документів і електронним носієм в найближчий пункт видачі АЦСК ДФС України. Детальніше про це можна прочитати тут.

Крім того, існує кілька комерційних акредитованих центрів сертифікації ключів. Ці центри оформляють ключі, що володіють тими ж властивостями, що і ключі податкової. Дуже популярними є ключі Приватбанку. Їх можна генерувати онлайн в додатку або через браузер. Це, безумовно, зручно. Однак, на наш погляд, не досить безпечно мати один ключ і для підпису платежів, і для здачі електронної звітності.

Бухгалтерське агентство «АВІСТА» надає послугу з оформлення електронних ключів ЦСК «УКРАЇНА». Наші фахівці допоможуть Вам швидко і без черги оформити електронні ключі. Вартість таких електронних ключів досить демократична, наприклад ключ ФОП без печатки на 2 роки стоїть 207 грн. Детальніше про цю послугу і ціною тут.

Про документообіг

Напевно Ваш бухгалтер уже добре знайомий із застосуванням ЕЦП для здачі звітності та реєстрації податкових накладних. Хочеться зупинити на моменті застосування цифрового підпису для обміну первинними документами між контрагентами.

Як це працює:

-Ви складаєте первинний документ (рахунок, накладну, акт)

-Підписує електронним ключем, відправляєте контрагенту

-Контрагент отримує від Вас підписаний документ, ставить на нього свій електронний підпис, відправляє Вам

-Статус Вашого первинного документа в програмі змінюється на Затверджено

Це все. Такий документ має повну юридичну силу на підставі Законів України «Про електронний цифровий підпис» та «Про електронні документи та електронний документообіг».

Ви оціните електронний документообіг:

-Якщо Ви хоч раз бігали за покупцем з метою отримати його підпис на другому примірнику накладної, малювали йому смайлики і сердечкb на прикладеної до накладної записці: «Прошу повернути за такою-то адресою»

-Якщо Ви потопали бухгалтерських паперах, купували папки, шафи і місце для їх зберігання

-Якщо Ви замість продумування грандіозних планів з розширення бізнесу, підписували стопку первинних документів

Якщо ви з контрагентом вирішили застосовувати електронний документообіг, щоб його налагодити, необхідно:

– !!! Обов’язково передбачити в договорі умову про можливість складання первинної документації в електронній формі, регламентувати час і порядок її передачі, підписання.

-Проверять наявність всіх обов’язкових реквізитів в електронних документах, в тому числі ЕЦП. Чітко прописати в договорі умова про обов’язкове посвідченні первинних документів електронною печаткою (або відсутність такої вимоги).

-До підписання договору (первинних документів, в тому числі видаткових накладних) отримати від контрагента підтвердження повноважень підписанта, достовірності ЕЦП, терміну дії посиленого сертифікату ключа.

Звернемо увагу на один важливий момент. Якщо первинні документи складаються і зберігаються з використанням електронних засобів обробки інформації, суб’єкт господарювання зобов’язаний за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та інших органів в межах їх повноважень, передбачених законом (п. 6 ст. 9 Закону про бухоблік).

Програмне забезпечення документообігу.

Ринок програмного забезпечення документообігу не те, щоб величезний, але досить значний.

При виборі програми рекомендуємо звернути увагу на наступні моменти:

-Яким програмним забезпеченням користується Ваш контрагент. Найчастіше обмін документами можливий всередині однієї програми, тобто кожна зі сторін повинна мати одну і ту ж програму, так що радимо вибирати щось широко поширене.

-Яким чином стягується плата за користування ПЗ. У деяких програм вартість залежить від кількості документів, у інших – тариф на річне і обслуговування і т.д.

-Зрілість програми, включаючи час її існування на ринку, кількість компаній, успішно застосували систему в роботі, наявність оновлень. У нових систем велика ймовірність виникнення помилок і, як наслідок, збоїв в організації електронного документообігу компанії.

-Рівень технічної підтримки.

Бухгалтерське агентство «АВІСТА» пропонує до використання модуль ВО «M.E.Doc» ЕДО «Електронний документообіг». Це один з модулів програми, який дозволяє складати, зберігати і обмінюватися документами з контрагентами підприємства. Крім того, з його допомогою можна реєструвати податкові накладні. Можливо, він у Вас вже є, і саме час розширити його застосування. Якщо, Ви тільки плануєте його придбати, можемо запропонувати Вам свої послуги.

Підсумуємо

Автоматизований документообіг відкриває нові горизонти перед організацією, зокрема допомагає прискорити проведення робіт, дозволяє випередити конкурентів при прийнятті як оперативних, тактичних, так і стратегічних рішень. Крім того, зекономлені тимчасові і грошові ресурси ви можете направити на розвиток компанії і примноження Вашого прибутку.