Добові в Україні

Добові (максимальний неоподатковуваний розмір) в 2020 році

Територія відрядження Максимальний неоподатковуваний розмір добових
У межах території України 472,30 грн
Для відряджень за кордон 80 євро за курсом НБУ

Добові витрати

являють собою витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи, понесені ним зв’язку з відрядженням і не підтверджені документально (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУп. 15 розд. І Інструкції № 59.

Чинне законодавство не встановлює мінімальний розмір добових для працівників комерційної сфери. У зв’язку з цим логічно керуватися найбільш близькими за своїм змістом нормативними документами. Наприклад, постановою № 98 (лист Мінсоцполітики від 21.12.16 р. № 1732/0/101-16/28).

Але! Виплачуючи працівникові добові, врахуйте: тільки визначену законодавством суму не обкладають ПДФО і ВЗ (абзац п’ятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Про неоподатковуваному розмірі добових дивіться в табл.

Як видно з наведеної таблиці, в разі відрядження працівника в 2020 році по території України до складу його оподатковуваного доходу не включають суму добових в межах 472,30 грн., а у випадку відрядження за кордон — в межах 80 евро в день по курсу НБУ на кожен день відрядження.

Звичайно ж, роботодавець цілком може прийняти рішення про виплату добових в більшій сумі.

Оподаткування добових вище неоподатковуваємого розміру. 

Все, що перевищує зазначений вище розмір добових, для цілей оподаткування ПДФО є доходом працівника, отриманим від роботодавця у вигляді додаткового блага. Це означає, що з частини суми добових, яка перевищує неоподатковуваний межа, потрібно утримати ПДФО за ставкою 18% і ВС за ставкою 1,5%.

У розділі І Податкового розрахунку за формою № 1ДФ нараховану суму оподатковуваних добових, на наш погляд, слід відображати з ознакою доходу «126» – як додаткове благо.

У той же час податківці (категорія 103.02 ЗІР ДФСУ), називаючи оподатковуваний частина добових допблагом, пропонують при цьому показувати її в формі № 1ДФ з ознакою доходу «118» (як надмірно видані і своєчасно не повернуті кошти).

У розділі ІІ Податкового розрахунку за формою № 1ДФ суму оподатковуваних добових показуйте в загальній сумі доходів, які оподатковуються ВС по рядку «Військовий збір».

А ось добові, які виплачуються в неоподатковуваних межах, в формі № 1ДФ відображати не потрібно.

Терміни утримання та перерахування ПДФО і ВС з оподатковуваної частини добових. 

На жаль, ПКУ не містить чіткої відповіді на питання: коли їх потрібно сплачувати? На нашу думку, при видачі авансу на відрядження утримувати ПДФО і ВС з суми сверхнеоблагаемих добових не потрібно, оскільки сума такого авансу в момент видачі не є доходом працівника.

Достовірно відомою сума витрат працівника на відрядження (в тому числі і в частині добових) стає після затвердження його Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Відповідно і сума доходу працівника у вигляді оподатковуваних добових також буде відома в день затвердження Звіту.

Тому найбільш безпечним для роботодавця буде утримати і перерахувати до бюджету ПДФО та ВС з оподатковуваної частини добових саме в цей день.

У тому випадку, якщо працівникові всупереч вимогам законодавства аванс на відрядження не видавали, ПДФО та ВС з суми оподатковуваних добових:

  • утримують в день затвердження Звіту;
  • перераховують до бюджету – в момент погашення кредиторської заборгованості перед працівником по Звіту (п.п. 168.1.2 ПКУ), але не пізніше 30-го числа місяця, наступного за останнім днем ​​місяця, в якому нараховано дохід (затверджено Звіт) (п.п. 168.1.5 ПКУ).

ЄСВ з оподатковуваного суми добових не стягується.

Встановлюємо добові на підприємстві.

Конкретний розмір добових роботодавець визначає самостійно у внутрішніх документах, що регулюють питання відрядження працівників в межах України та за кордон, наприклад, в Положенні про службові відрядження або в окремому наказі керівника про встановлення суми добових.

Встановлювати добові кожен раз в наказі про направлення працівника у відрядження вважаємо неправильним!

Майте на увазі: граничний розмір добових витрат роботодавець – небюджетник може встановити в єдиній сумі незалежно від того:

  • включається вартість харчування до рахунків на оплату проживання в готелі або до проїзних документів;
  • забезпечує приймаюча сторона відповідно до умов запрошення відрядженого працівника безкоштовним харчуванням;
  • в яку країну відряджається працівник.

Однак можна зробити інакше: передбачити в Положенні про службові відрядження зменшення добових з урахуванням всіх перерахованих факторів, аналогічно нормам добових витрат для бюджетників, які визначені Інструкцією № 59 і Постановою № 98.

Крім того, цілком допустимо при розробці Положення про службові відрядження встановити «плаваючий» розмір добових. Тобто визначити, що в залежності від різних об’єктивних обставин, які можуть виникати в діяльності підприємства (і бути для нього значущими), розмір добових буде різним.

При визначенні добових потрібно керуватися такими правилами:

  • Кількість днів відрядження для виплати добових визначають з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи.

Днем вибуття у відрядження є день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника (п. 7 розд. І Інструкції № 59). У свою чергу, день прибуття з відрядження визначено як день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.

Увага! При відправленні транспортного засобу до 24 години включно днем ​​вибуття у відрядження вважають поточну добу, а з 0 годин і пізніше – наступну добу.

  • Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховують час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначають день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Зверніть увагу! Дата на транспортному квитку і дата вибуття (повернення) працівника згідно з наказом про направлення у відрядження повинні збігатися. Виняток дозволяється робити тільки для випадків, коли працівник затримався у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні. Однак і тоді Інструкція № 59 забороняє відшкодовувати працівникові добові.

  1. Добові виплачують за кожен день відрядження, включаючи вихідні, святкові та неробочі дні, а також час перебування в дорозі разом з вимушеними зупинками (п. 4 розд. II і п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59).
  2. При відрядження працівника терміном на один день або в таку місцевість, звідки він має можливість щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовують як за повну добу (абзац третій п. 4 розд. II Інструкції № 59). У той же час госпрозрахункові підприємства можуть в Положенні про службові відрядження «урізати» суму добових, наприклад, в разі, коли відрядження займає півдня.
  3. Якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття у наступне відрядження збігаються (є одним днем), добові виплачують за один день.

Документальне підтвердження добових витрат.

І п. 15 розд. І Інструкції № 59, и п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ визначають добові як витрати, які не потребують спеціального документального підтвердження. Але разом з цим положення того ж п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ суму добових вимагає визначати в разі відрядження:

  • в межах України і в країни, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
  • в країни, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження при наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання і / або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Звертаємо увагу: на сьогоднішній день навіть при службових поїздках в «візові» країни відмітки про перетин кордону в закордонному паспорті не обов’язкові. Зрозуміло, за умови, що є інші документи, що підтверджують факт перебування працівника за кордоном (транспортні квитки, рахунки готелів і т. Д.). Якщо ж таких документів немає, то відмітки в закордонному паспорті можуть стати для вас рятівною паличкою-виручалочкою.

Якщо необхідні підтверджуючі документи відсутні, про неоподатковувані добові можна забути.

Інші документи.

Для проведення витрат на відрядження знадобляться первинні документи,які підтверджують факт перебування працівника у місці відрядження, а саме: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника і т. п.

А як бути, якщо працівник в «українській» відрядження не здійснював ніяких витрат на відрядження і, як наслідок, у нього немає перерахованих документів?

Мінфін вважає, що в цьому випадку суму добових можна визначити тільки на підставі наказу (лист Мінфіна від 04.05.11 р. № 31-07230-16-25/11433).

Дещо по-іншому до цього питання підходять податківці. Вони в такій ситуації хочуть бачити також первинні документи, що засвідчують наміри та фактичність здійснення відрядження (лист ДПСУ від 18.06.11 р. № 11327/6/15-0516). Для цього підійдуть будь-які документи, що підтверджують зв’язок службового поїздки з господарською діяльністю підприємства.

Наприклад, до авансового звіту працівник може докласти звіт про відрядження, складений у вільній формі, в якому співробітник викладе інформацію про те, яка робота була виконана у відрядженні, а також яким способом він здійснював транспортування до місця відрядження, де ночував і т.п.

КОНТАКТИ:

057-764-12-40,  067-764-12-41,

095-764-12-42, 093-844-49-09

м. Харків, пр. Науки, 40, оф. 221

e-mail: avistaagent@ukr.net