Обов’язкові реквізити первинного документа

Згідно із ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» обов’язкові реквізити первинного документа:

— назва документа (форми);

— дата складання;

— назва підприємства, від імені якого складений документ;

— зміст, об’єм та одиниця виміру господарчої операції;

— посади осіб, які відповідальні за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

— власний підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка прймала участь у здійсненні господарської операції. Документ має бути підписаний власноручно. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Печатка на первинному документі не є обов’язковим реквізитом первинного документа.

Ані в Законі № 996, ані в Положенні про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку, що затверджене наказом  Мінфіна від 24.05.95 р. № 88 печатка не входить в обов’язкові реквізити первинного документа. В Положенні № 88 хоча б вказано, що печатка може бути поставлена на документ при бажанні (п. 2.5). А в Законі № 996 про печатку взагалі не згадується.

Тепер щодо підпису на документах. Наявність або відсутність відбитку печатки на документі ніяким чином не впливає на дійсність підпису на документі. Бо на сьогодні відсутня дозвільна система у відношенні виготовлення печаток, тобто будь-яка особа може виготовити печатку з будь-якими позначеннями, у тому числі з найменуванням вашого підприємства.

Тому, щоб уникнути неприємних моментів, коли в первинному документі розписалося нікому не відома особа, рекомендуємо обговорити ці моменти ще на етапі складання договору. Наприклад, скласти у якості додатку до договору список осіб (із зразками їх підписів), які можуть підписувати первинні документи, що оформлюються в ході виконання цього договору.

Окрім того, щоб убезпечити продавця (постачальника), що передає товарно-матеріальні цінності представнику покупця, можна вимагати доручення на отримання ТМЦ. На наш погляд, перевірка документів, що засвідчують особу представника покупця, та документів, що підтверджують наявність й нього повноважень на отримання товару, є більш безпечним способом, ніж відбиток печатки або штампу на документі на відвантаження.

КОНТАКТИ:

057-764-12-40,  067-764-12-41,

095-764-12-42, 093-844-49-09

м. Харків, пр. Науки, 40, оф. 221

e-mail: avistaagent@ukr.net