Суточные в Украине

Суточные (максимальный необлагаемый размер) в 2020 году

Территория командировки Максимальный необлагаемый размер суточных
В пределах территории Украины 472,30 грн
Для командировок за границу 80 евро по курсу НБУ

Суточные расходы

представляют собой расходы на питание и финансирование других личных потребностей физического лица, понесенные им связи с командировкой и не подтвержденные документально (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУп. 15 разд. І Инструкции № 59.

Действующее законодательство не устанавливает минимальный размер суточных для работников коммерческой сферы. В связи с этим логично руководствоваться наиболее близкими по своему содержанию нормативными документами. Например, постановлением № 98 (письмо Минсоцполитики от 21.12.16 г. № 1732/0/101-16/28).

Но! Выплачивая работнику суточные, учтите: только определенную законодательством сумму не облагают НДФЛ и ВС (абзац пятый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). О необлагаемом размере суточных см. в табл.

Как видно из приведенной таблицы, в случае командирования работника в 2020 году по территории Украины в состав его налогооблагаемого дохода не включают сумму суточных в рамках 472,30 грн., а в случае командировки за границу — в рамках 80 евро в день по курсу НБУ на каждый день командировки.

Конечно же, работодатель вполне может принять решение о выплате суточных в большей сумме.

Налогообложение сверхнеоблагаемых суточных. 

Все, что превышает указанный выше размер суточных, для целей обложения НДФЛ является доходом работника, полученным им от работодателя в виде дополнительного блага. Это значит, что из части суммы суточных, которая превышает необлагаемый предел, нужно удержать НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %.

В разделе І Налогового расчета по форме № 1ДФ начисленную сумму налогооблагаемых суточных, на наш взгляд, следует отражать с признаком дохода «126» — как дополнительное благо.

В то же время налоговики (категория 103.02 ЗІР ГФСУ), называя облагаемую часть суточных допблагом, предлагают при этом показывать ее в форме № 1ДФ с признаком дохода «118» (как излишне выданные и своевременно не возвращенные средства).

В разделе ІІ Налогового расчета по форме № 1ДФ сумму налогооблагаемых суточных показывайте в общей сумме доходов, облагаемых ВС по строке «Військовий збір».

А вот суточные, выплачиваемые в необлагаемых пределах, в форме № 1ДФ отражать не нужно.

Сроки удержания и перечисления НДФЛ и ВС с облагаемой части суточных. 

К сожалению, НКУ не содержит четкого ответа на вопрос: когда их нужно уплачивать? По нашему мнению, при выдаче аванса на командировку удерживать НДФЛ и ВС с суммы сверхнеоблагаемых суточных не нужно, поскольку сумма такого аванса в момент выдачи не является доходом работника. Достоверно известной сумма расходов работника на командировку (в том числе и в части суточных) становится после утверждения его Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Соответственно и сумма дохода работника в виде облагаемых суточных также будет известна в день утверждения Отчета.

Поэтому наиболее безопасным для работодателя будет удержать и перечислить в бюджет НДФЛ и ВС с облагаемой части суточных именно в этот день.

В том случае, если командированному работнику вопреки требованиям законодательства аванс на командировку не выдавали, НДФЛ и ВС с суммы облагаемых суточных:

• удерживают в день утверждения Отчета;

• перечисляют в бюджет — в момент погашения кредиторской задолженности перед работником по Отчету (п.п. 168.1.2 НКУ), но не позднее 30-го числа месяца, следующего за последним днем месяца, в котором начислен доход (утвержден Отчет) (п.п. 168.1.5 НКУ).

ЕСВ с облагаемой суммы суточных не взимается.

Устанавливаем суточные на предприятии.

Конкретный размер суточных работодатель определяет самостоятельно во внутренних документах, регулирующих вопросы командирования работников в пределах Украины и за границу, например, в Положении о служебных командировках или в отдельном приказе руководителя об установлении суммы суточных.

Устанавливать суточные каждый раз в приказе о направлении работника в командировку считаем неправильным!

Имейте в виду: предельный размер суточных расходов работодатель-небюджетник может установить в единой сумме независимо от того:

• включается ли стоимость питания в счета на оплату проживания в гостинице или в проездные документы;

• обеспечивает ли принимающая сторона в соответствии с условиями приглашения командированного работника бесплатным питанием;

• в какую страну командируется работник.

Однако можно сделать иначе: предусмотреть в Положении о служебных командировках уменьшение суточных с учетом всех перечисленных факторов, аналогично нормам суточных расходов для бюджетников, которые определены Инструкцией № 59 и постановлением № 98.

Кроме того, вполне допустимо при разработке Положения о служебных командировках установить «плавающий» размер суточных. То есть определить, что в зависимости от различных объективных обстоятельств, которые могут возникать в деятельности предприятия (и быть для него значимыми), размер суточных будет разным.

Определяя суточные, нужно руководствоваться такими правилами:

1. Количество дней командировки для выплаты суточных определяют с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы.

Днем выбытия в командировку является день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника (п. 7 разд. І Инструкции № 59). В свою очередь, день прибытия из командировки определен как день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника.

Внимание! При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выбытия в командировку считают текущие сутки, а с 0 часов и позднее — следующие сутки.

Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный, в срок командировки засчитывают время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяют день прибытия командированного работника к месту постоянной работы.

Обратите внимание! Дата на транспортном билете и дата выбытия (возвращения) работника согласно приказу о направлении в командировку должны совпадать. Исключение разрешается делать только для случаев, когда работник задержался в командировке на выходные или праздничные и нерабочие дни. Однако и тогда Инструкция № 59 запрещает возмещать работнику суточные.

2. Суточные выплачивают за каждый день командировки, включая выходные, праздничные и нерабочие дни, а также время пребывания в пути вместе с вынужденными остановками (п. 4 разд. II и п. 16 разд. ІІІ Инструкции № 59).

3. При командировании работника сроком на один день или в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные возмещают как за полные сутки (абзац третий п. 4 разд. II Инструкции № 59). В то же время хозрасчетные предприятия могут в Положении о служебных командировках «урезать» сумму суточных, например, в случае, когда командировка занимает полдня.

4. Если день прибытия из предыдущей командировки и день выбытия в следующую командировку совпадают (являются одним днем), суточные выплачивают за один день.

Документальное подтверждение суточных расходов.

И п. 15 разд. І Инструкции № 59, и п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ определяют суточные как расходы, не требующие специального документального подтверждения. Но вместе с этим положения того же п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ сумму суточных требует определять в случае командировки:

• в пределах Украины и в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

• в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

Обращаем внимание: на сегодняшний день даже при служебных поездках в «визовые» страны отметки о пересечении границы в загранпаспорте не обязательны. Разумеется, при условии, что есть другие документы, подтверждающие факт пребывания работника за границей (транспортные билеты, счета гостиниц и т. д.). Если же таких документов нет, то отметки в загранпаспорте могут стать для вас спасительной палочкой-выручалочкой.

Если необходимые подтверждающие документы отсутствуют, о необлагаемых суточных можно забыть.

Прочие документы.

Для проведения командировочных расходов понадобятся первичные документыкоторые подтверждают факт пребывания работника в месте командировки, а именно: транспортные билеты, счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного работника и т. п.

А как быть, если работник в «украинской» командировке не осуществлял никаких командировочных расходов и, как следствие, у него нет перечисленных документов?

Минфин считает, что в этом случае сумму суточных можно определить только на основании приказа (письмо Минфина от 04.05.11 г. № 31-07230-16-25/11433).

Несколько иначе к этому вопросу подходят налоговики. Они в такой ситуации хотят видеть также первичные документы, удостоверяющие намерения и фактичность осуществления командировки (письмо ГНСУ от 18.06.11 г. № 11327/6/15-0516). Для этого подойдут любые документы, подтверждающие связь служебной поездки с хозяйственной деятельностью предприятия.

Например, к авансовому отчету работник может приложить отчет о командировке, составленный в свободной форме, в котором сотрудник изложит  информацию о том, какая работа была выполнена в командировке, а также каким способом он осуществлял транспортировку к месту командирования, где ночевал и т.п.

КОНТАКТЫ:

057-764-12-40,  067-764-12-41,

095-764-12-42, 093-844-49-09

г. Харьков, пр. Науки, 40, оф. 221

e-mail: avistaagent@ukr.net