Обязательные реквизиты первичного документа

Согласно ч. 2 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» обязательные реквизиты первичного документа:

— название документа (формы);

— дата составления;

— название предприятия, от имени которого составлен документ;

— содержание, объем и единица измерения хозяйственной операции;

— должности лиц, ответственных за осуществления хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.

Документ должен быть подписан лично. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.

Печать на первичном документе не входит в обязательные реквизиты первичного документа.

В Законе № 996 печать не упоминается в качестве обязательного реквизита. В Положении о документальном обеспечении записей бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 указано, что первичный документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью.

Наличие или отсутствие печати на первичных документах никак не влияет на действительность подписи на документе. Ведь на сегодня нет разрешительной системы в отношении изготовления печатей, то есть любое лицо может изготовить печать с любыми обозначениями, в том числе – и с указанием в нем наименования вашего предприятия.

Поэтому, чтобы избежать неприятных моментов, когда в первичном документе расписалось никому не известное лицо, рекомендуем обсудить эти моменты еще на этапе заключения договора. Может быть составлено дополнительное приложение к договору в виде списка сотрудников (с образцами их подписей), которые вправе подписывать первичные документы. Также в договоре можно закрепить обязательность скрепления сделки печатью.

Помимо этого, чтобы обезопасить продавца (поставщика), передающего ТМЦ представителю покупателя, можно требовать доверенность на получение ТМЦ. На наш взгляд, проверка документов, удостоверяющих личность представителя контрагента, и документов, подтверждающих наличие у него полномочий на получение товара, является более эффективным способом для обеспечения безопасности, чем проставление печатей или штампов в расходной накладной.

КОНТАКТЫ:

057-764-12-40,  067-764-12-41,

095-764-12-42, 093-844-49-09

г. Харьков, пр. Науки, 40, оф. 221

e-mail: avistaagent@ukr.net