Бухгалтерские услуги в Харькове
г. Харьков, пр. Науки, д. 40, оф. 431A (вход через 2 этаж)
т. 050-210-12-11
т. 068-210-12-11
т. 093-844-49-09
т. 057-764-12-40
E-mail: avistaagent@ukr.net

Бухгалтерское агентство

Как получить электронный ключ и для чего нужен электронный документооборот на предприятии

Электронный ключ

 ЭЦП — электронная цифровая подпись. Это аналог обычной подписи. Электронная подпись экономит массу времени и средств.

 Использование ЭЦП позволит Вам:

               -Подписать любой отчет в электронном виде

-Подписать первичные документы в электронном виде (налоговая накладная, акт, счет).

-Безопасно передать документ получателю, т.е. открыть этот документ сможет только Ваш адресат

-Присоединиться к передовым предприятиям Украины, которые используют электронный документооборот в своем бизнес-процессе

 Электронный ключ Вы можете оформить совершенно бесплатно, обратившись с заявлением по форме, пакетом документов и электронным носителем в ближайший пункт выдачи АЦСК ДФС Украины. Подробнее об этом можно прочитать здесь.

 Кроме того, существует несколько коммерческих аккредитированных центров сертификации ключей. Эти центры оформляют ключи, обладающие теми же свойствами, что и ключи налоговой. Бухгалтерское агентство «АВИСТА» предоставляет услугу  по оформлению электронных ключей ЦСК «УКРАИНА». Наши специалисты помогут Вам быстро и без бесплатной очереди оформить электронные ключи. Подробнее об этой услуге здесь.

 О документообороте

 Наверняка Ваш бухгалтер уже хорошо знаком с применением ЭЦП для сдачи отчетности и регистрации налоговых накладных. Хочется остановить на моменте применения цифровой подписи для обмена первичными документами между контрагентами.

 Как это работает:

-Вы составляете первичный документ (счет, накладную, акт)

-Подписываете электронным ключом, отправляете контрагенту

-Контрагент получает от Вас подписанный документ, ставит на него свою электронную подпись, отправляет Вам

-Статус Вашего первичного документа в программе меняется на Затверджено

 Это все. Такой документ имеет полную юридическую силу на основании Законов Украины «Об электронной цифровой подписи» и «Об электронных документах и электронном документообороте».

 Вы оцените электронный документооборот:

-Если Вы хоть раз бегали за покупателем с целью получить его подпись на втором экземпляре накладной, рисовали ему смайлики и сердечке на приложенной к накладной записке : «Прошу вернуть по такому-то адресу»

-Если Вы утопали бухгалтерских бумагах, покупали папки, шкафы и место для их хранения

-Если Вы вместо продумывания грандиозных планов по расширению бизнеса, подписывали стопку первичных документов

 Если вы с контрагентом решили применять электронный документооборот, чтобы его наладить, необходимо:

              -!!! Обязательно предусмотреть в договоре условие о возможности составления первичной документации в электронной форме, регламентировать время и порядок ее передачи, подписания.

-Проверять наличие всех обязательных реквизитов в электронных документах, в том числе ЭЦП. Четко прописать в договоре условие об обязательном удостоверении первичных документов электронной печатью (либо отсутствие такого требования).

-До подписания договора (первичных документов, в том числе расходных накладных) получить от контрагента подтверждение полномочий подписанта, подлинности ЭЦП, срока действия усиленного сертификата ключа.

Обратим внимание на один важный момент. Если первичные документы составляются и хранятся с использованием электронных средств обработки информации, субъект хозяйствования обязан за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и других органов в рамках их полномочий, предусмотренных законом (п. 6 ст. 9 Закона о бухучете).

 

Программное обеспечения документооборота.

 

Рынок программного обеспечения документооборота не то, чтобы огромен, но довольно внушителен. 

 При выборе программы рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:

-Каким программным обеспечением пользуется Ваш контрагент. Чаще всего обмен документами возможен внутри одной программы, т.е. каждая из сторон должна иметь одну и ту же программу, так что советуем выбирать что-то широко распространенное.

-Каким образом взимается плата за пользование ПО. У некоторых программ стоимость зависит от количества документов, у других – тариф на годовое и обслуживание и т.д.

-Зрелость программы, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.

-Уровень технической поддержки.

 Бухгалтерское агентство «АВИСТА» предлагает к использованию модуль ПО «M.E.Doc» ЭДО «Электронный документооборот». Это один из модулей программы, который позволяет составлять, хранить и  обмениваться документами с контрагентами предприятия. Кроме того, с его помощью можно регистрировать налоговые накладные. Возможно, он у Вас уже есть, и самое время расширить его применение. Если, Вы только планируете его приобрести, можем предложить Вам свои услуги.

 

Подытожим

Автоматизированный документооборот открывает новые горизонты перед организацией, в частности помогает ускорить проведение работ, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и стратегических решений. Кроме того, сэкономленные временные и денежные ресурсы вы можете направить на развитие компании и преумножение Вашей прибыли.