Книга доходов ФЛП на едином налоге

Основным документом предпринимателя- плательщика единого налога является книга доходов ФЛП на едином налоге (пп. 296.1.1 и296.1.2 НКУ). Их всего две разновидности:

— Книга учета доходов (КУД), которую ведут единоналожники групп 1, 2 и 3 (неплательщики НДС);

— Книга учета доходов и расходов (КУДР), которую заполняют упрощенцы группы 3 — плательщики НДС.

Формы этих книг утверждены приказом № 579.

Вы регистрировали Книгу до 28.07.2015 г.? «Старые» книги, формы которых установлены приказом № 1637, можно использовать до их окончания (п. 5 приказа № 579). Но! Заполнять их нужно по новым правилам, т. е. согласно требованиям порядков, утвержденных приказом № 579. Об этом напоминают налоговики в письме ГФСУ от 19.04.2016 г. № 4052/О/99-95-42-01-14 и консультации из подкатегории 107.07 БЗ.

Вести КУДР или КУД можно в бумажном либо в электронном виде по выбору плательщика (п. 2 Порядка ведения КУД и п. 2 Порядка ведения КУДР)

Основные правила ведения

Прежде чем начать делать записи в Книге, ее нужно зарегистрировать в органе ГФСУ по основному месту учета. Причем сделать это следует заранее, чтобы до начала получения доходов на упрощенной системе она была у предпринимателя. Порядок регистрации КУД или КУДР отличается в зависимости от варианта ведения Книги (в бумажной либо электронной форме).

Книга доходов ФЛП в бумажной форме

Для ее регистрации необходимо подать заявление в произвольной форме на имя руководителя органа ГФСУ. Вместе с заявлением подаем прошнурованный и пронумерованный экземпляр Книги с заполненным титульным листом. На титульном листе Книги указывают:

— фамилию, имя и отчество;

— регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (идентификационный номер) или серию (при наличии) и номер паспорта (для лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от получения регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов);

— налоговый адрес.

Книга доходов ФЛП регистрируется в фискальном органе бесплатно. Книга заверяется подписью руководителя или заместителя руководителя такого органа и скрепляется печатью.

Согласно разъяснению фискалов (см. подкатегорию 107.07 БЗ), зарегистрированная КУД или КУДР должна выдаваться в день ее подачи единоналожником в ГНИ. Хотя, на практике, книгу регистрируют в течение 7-10 рабочих дней.

По окончании страниц в КУД или КУДР единоналожник должен завести новую Книгу. Записи в ней продолжаются нарастающим итогом. Таким образом, первая запись в новой Книге делается в день, следующий за последним днем записи в закончившейся Книге. Предыдущая Книга остается на хранении у плательщика. Так же поступают при переходе предпринимателя с бумажной на электронную форму КУД (КУДР).

Книга доходов ФЛП в электронной форме. 

В случае избрания плательщиком налога ведения КУД (КУДР) в электронной форме, налогоплательщик должен (п.п. 1 п. 4 Порядка ведения КУД и п.п. 1 п. 4 Порядка ведения КУДР):

1) получить усиленные сертификаты открытых ключей. Для этого он обращается в аккредитованный центр сертификации ключей, включенный в систему предоставления налоговых документов в электронном виде;

2) заключить с органом ГФСУ по основному месту своего учета договор о признании электронных документов;

3) сформировать и отправить в этот орган ГФСУ заявление об избрании способа ведения Книги в электронной форме. Такое заявление направляется средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условий относительно регистрации электронной подписи.

В течение 3 рабочих дней после получения заявления ГНИ формирует и направляет налогоплательщику уведомление о регистрации Книги с указанием ее регистрационного номера и даты регистрации.

После получения такого уведомления налогоплательщик может приступить к ее заполнению.

Помните! Книга доходов ФЛП в электронной форме заполняется ежедневно, не позднее следующего календарного дня .

Смена налогового адреса. 

Если предприниматель меняет налоговый адрес (место жительства) и это приводит к изменению административного района, то ему необходимо зарегистрировать новую Книгу в ГНИ по новому месту учета.

В случае, когда изменение налогового адреса (места жительства) происходит в пределах одного административного района, предприниматель продолжает осуществлять записи нарастающим итогом в зарегистрированной Книге. При этом, как разъясняют фискалы (см. подкатегорию 107.07 БЗ), он может самостоятельно внести соответствующие изменения на титульном листе бумажной формы Книги.

Регистрировать новую Книгу не требуется.

Сколько книг учета нужно единоналожнику? 

Предприниматели-единоналожники, осуществляющие несколько видов деятельности (торговля, услуги, выполнение работ), должны вести лишь одну КУД или КУДР. В ней фиксируют доходы (и расходы) по всем видам деятельности одновременно, без разделения на каждый вид деятельности отдельно.

Кроме того, достаточно ведения только одной Книги учета и в случае осуществления предпринимателем хозяйственной деятельности по нескольким адресам. Единоналожник в таком случае ежедневно (по итогам рабочего дня) отражает в ней суммы доходов, полученных по всем местам осуществления хозяйственной деятельности.

Не придется заводить отдельные книги и на наемных работников, занимающихся торговлей (см. разъяснение в подкатегории 107.07 БЗ).

Порядок ведения книг учета. 

Прежде всего, напомним: все приведенные далее правила распространяются и на единоналожников, которые ведут еще «старые» книги, утвержденные приказом № 1637 (ср. 025069200). О том, как в настоящее время следует заполнять КУД (КУДР), вы узнаете прямо сейчас.

Записи в Книге осуществляются разборчиво чернилами темного цвета или шариковой ручкой (п.п. 3 п. 3 Порядка ведения КУД и п.п. 3 п. 3 Порядка ведения КУДР). То есть в бумажном виде Книга должна вестись от руки.

Книга доходов ФЛП должна быть заполнена в гривнях с копейками (п. 8 Порядка ведения КУД и п. 8 Порядка ведения КУДР).

ФЛП-единоналожники осуществляют записи в Книге по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход (осуществлены расходы). При этом применяют кассовый метод.

Так, в доходах отражают средства, поступившие за день на текущий счет предпринимателя или наличными, фактически бесплатно полученные товары (работы, услуги) и т. п.

Расходы в КУДР упрощенцы группы 3 по ставке 3 % заполняют по итогам дня, в течение которого они были понесены. В частности, здесь показывают оплату за товары (работы, услуги), выплаченную заработную плату, уплаченный ЕСВ и пр.

Записи в электронных книгах также делают по итогам рабочего дня ежедневно, но не позднее следующего календарного дня (п.п. 3 п. 4 Порядка ведения КУД и п.п. 3 п. 4 Порядка ведения КУДР).

Однако имейте в виду:

если вы имеете дело с доходами в наличной форме, то запись в электронную Книгу следует делать день в день

Ведь п. 2.6 Положения № 637 требует оприходовать наличные в день их поступления, а запись наличного дохода в Книге для единоналожника как раз и является их оприходованием.

Если в течение дня предприниматель не получал доход и не осуществлял расходы, то заполнять Книгу за этот день не нужно.

Как указано в п.п. 2 п. 6 Порядка ведения КУД, ежедневные суммы доходов суммируются в конце месяца, квартала и года. И хотя Порядок ведения КУДР прямо об этом не говорит, на наш взгляд, определять итоговые суммы имеет смысл и в этой Книге учета. Таким образом, например, в конце сентября 2019 года в Книге будет 2 итоговых записи: «Разом за вересень 2019 року» и «Разом за IІІ квартал 2019 року». В свою очередь, в конце года в Книге будет 3 итоговых записи: «Разом за грудень 2019 року», «Разом за ІV квартал 2019 року» и «Разом за 2019 рік».

Хранение Книги. 

Книга доходов ФЛП должня находиться непосредственно у предпринимателя (см. подкатегорию 107.07 БЗ). Хотя и не обязательно на рабочем месте. ФОП может хранить ее и по домашнему адресу. Причем хранить Книгу нужно в течение 3 лет после окончания отчетного периода, в котором была выполнена последняя запись (п. 7 Порядка ведения КУД и п. 7 Порядка ведения КУДР). Например, последняя запись плательщиком группы 2 (отчетный период — календарный год) в Книге была сделана 30.01.2015 г. По истечении 3 лет после окончания 2015 года, т. е. с 01.01.2019 г., предприниматель хранить Книгу не обязан.

Правда, если у предпринимателя за этот период не было проверок, то мы бы рекомендовали хранить Книгу дольше — до момента проведения проверки. Возможно, вам она еще пригодится.

Исправления в Книге. 

Предпринимателю позволено делать исправления в Книге, которая ведется как в бумажной форме (п.п. 3 п. 3 Порядка ведения КУД и п.п. 3 п. 3 Порядка ведения КУДР), так и в электронной (п.п. 4 п. 4 Порядка ведения КУД и п.п. 4 п. 4 Порядка ведения КУДР).

Внесение исправлений в Книгу в бумажной форме осуществляется путем новой записи (с отражением отрицательного или положительного значения), которая должна подтверждаться подписью предпринимателя- единоналожника.

Таким образом, чтобы исправить ошибку, нужно сделать дополнительную запись. Причем:

1) в графе 1 указать ту дату, когда была допущена ошибка;

2) в графах 2 — 8 указать недостающую сумму доходов либо расходов со знаком «+» (или лишнюю сумму со знаком «-»), которая скорректирует ошибочную запись до верного значения;

3) рядом ставим свою (предпринимателя) подпись.

Если вы ведете Книгу в электронном виде, то исправляться нужно с помощью дополнительной строки, в которой отражается отрицательное или положительное значение аналогично исправлению в Книге в бумажной форме.

Если Книга доходов ФЛП потерялась. 

Если Книга утеряна (повреждена или уничтожена), то в этом случае предпринимателю-единоналожнику нужно руководствоваться нормами п. 44.5 НКУ. То есть следует в 5-дневный срок со дня такого события письменно в произвольной форме уведомить об этом орган ГФСУ по месту учета. Подать заявление следует в порядке, установленном НКУ для предоставления налоговой отчетности.

Восстановить утраченные документы необходимо в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в орган ГФСУ

Кроме того, налоговики, ссылаясь на п. 6.10 Положения № 88, рекомендуют предпринимателю-единоналожнику обратиться в органы внутренних дел с заявлением об утере Книги учета и получить справку о подаче такого заявления (см. подкатегорию 107.07 БЗ).

Ответственность. 

Рассмотрим, какая ответственность может грозить предпринимателю в связи с нарушением правил ведения книг учета.

  1. За неведение или ненадлежащее ведение учета доходов и расходовк предпринимателю может быть применен штраф, предусмотренный ст. 1641КУоАП в размере от 51 до 136 грн. За повторное нарушение лицом, к которому в течение года применялось административное взыскание за то же самое нарушение, штраф составит от 85 до 136 грн.
  2. За утерю, порчу (негодность) Книги, первичных документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов и/или за непредоставление контролирующим органам оригиналов документов (кроме документов, полученных из ЕРНН) или их копий при осуществлении налогового контроля для предпринимателя предусмотрен штраф в размере 510 грн. Повторное нарушение в течение года обойдется в 1020 грн.

Заполняем КУД и КУДР: пографно

Сперва остановимся на отражении в них доходов.

Отметим: графы КУД и раздела I «Доходы» КУДР идентичны, за исключением того, что в КУДР единоналожники группы 3 — плательщики НДС все суммы дохода фиксируют без НДС (см. подкатегорию 107.07 БЗ). Поэтому мы не будем останавливаться отдельно на каждой из книг, а опишем общую схему действий при заполнении их граф.

Заполнение граф КУД и раздела I «Доходы» книги учета доходов и расходов ФЛП (КУДР)

Номер графы Книга Название графы / Пояснение к заполнению
1 КУД и КУДР

Дата запису

Здесь проставляют даты всех рабочих дней предпринимателя, в течение которых получен доход. Выходные дни, а также дни, в которые у предпринимателя не было дохода, здесь не отражают. В этой графе также указывают период, за который приводится суммарный доход за месяц, квартал, год
2 — 6 КУД

Дохід від провадження діяльності

2 — 7 КУДР
В этих графах фиксируют доходы, облагаемые по основным ставкам, в виде:

— стоимости проданных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг (графы 2 — 4 КУД и раздела І КУДР);

— стоимости бесплатно полученных товаров (работ, услуг) (графа 5 КУД и раздела І КУДР);

— суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности (графа 6 раздела І КУДР). Поскольку кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, согласно абзацу третьему п. 292.3 НКУ включается только в доход единоналожников группы 3 на ставке 3 % (с уплатой НДС), эта графа присутствует только в КУДР.

В графе 6 КУД и в графе 7 раздела І КУДР отражают общую сумму дохода за день, которую облагают по основным ставкам

2 КУД

сума, грн, коп.

КУДР сума без податку на додану вартість, грн, коп.
Здесь указывают ежедневный суммарный доход, полученный от продажи товаров, выполнения работ, предоставления услуг в рамках «единоналожной» деятельности ФЛП. Книга доходов ФЛП не должна содержать «гражданские» доходы ФЛП (например, от продажи автомобиля или проценты по депозиту).

В эту графу вносят только тот доход, который получен в виде наличных денежных средств (в том числе реализаторами, работающими у ФЛП) или средств, поступивших на текущий счет предпринимателя. При получении в течение дня дохода в наличной и безналичной форме каждый вид дохода отражают отдельно (отдельными строками) по итогам дня (см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 25.02.2016 г. № 1529/Л/26-15-12-02-14, консультацию в подкатегории 107.07 БЗ).

Обратите внимание: в эту графу не попадет доход, который облагается по ставке 15 %. Место такому доходу в графе 8 КУД и в графе 9 раздела І КУДР (см. ниже пояснение к этим графам).

Интерес вызывают поступления в рамках посреднических договоров.

С одной стороны, доходом единоналожника в рамках таких договоров является сумма вознаграждения. Но, с другой стороны, есть опасность, что при наличных расчетах не будут соблюдены требования п. 2.6 Положения № 637. Напомним: в соответствии с этими требованиями все наличные деньги, поступающие в кассу, должны быть в день их получения и в полной сумме оприходованы — учтены в КУД/КУДР. Поэтому, на наш взгляд, необходимо привести в этой графе всю поступившую сумму наличных и одновременно строкой ниже со знаком «-» указать транзитные суммы, которые не являются доходом единоналожника. О том, что вся сумма средств, полученных по посредническим договорам, должна отражаться в Книге, а в декларацию попадает только сума вознаграждения, сказано в консультации фискалов, размещенной в подкатегории 107.07 БЗ.

В случае получения дохода в иностранной валюте доход пересчитывают в гривни по курсу НБУ на день его получения (п. 292.5 НКУ).

В графу 2 рекомендуем включать и доходы, не связанные с продажей товаров (работ, услуг), бесплатным получением товаров (работ, услуг) и списанием просроченной кредиторской задолженности, в частности:

— внесение собственных денежных средств физлица на предпринимательский счет (если ФЛП руководствуется разъяснениями налоговиков);

— суммы возвратной финансовой помощи, если прошло 12 месяцев со дня ее получения; — суммы неустойки (штрафов, пени), фактически полученные в связи с нарушением контрагентом условий договора;

— суммы возмещения арендатором коммунальных платежей по переданному в аренду имуществу (если они не включены в состав арендной платы и предусмотрены договором аренды).

В рассматриваемую графу не должна попадать стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг). Такие суммы следует отражать в графе 5 КУД и в графе 5 раздела І КУДР (см. ниже пояснение к этой графе). Кроме того, не место в графе 2 раздела І КУДР и кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности. Единоналожники группы 3, являющиеся плательщиками НДС, указывают суммы такой задолженности в графе 6 раздела І КУДР (см. ниже пояснение к этой графе)

3 КУД

сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати, грн, коп.

КУДР сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати без податку на додану вартість, грн, коп.
В графе 3 отражают сумму средств (в том числе полученные авансы), которую единоналожник вернул своим покупателям или заказчикам в связи с расторжением договора, возвратом товара или по письму-заявлению о возврате средств (п.п. 5 п. 292.11 НКУ). Записи в этой графе должны подтверждаться соответствующим документом (платежным поручением, соглашением о расторжении договора, письмом-заявлением о возврате средств и т. п.). Данные из графы 3 Книги учитывают при заполнении графы 4. То есть указанные здесь показатели уменьшат общую сумму «единоналожного» дохода, приведенного в графе 6 КУД и в графе 7 раздела І КУДР. Возврат аванса, полученного в инвалюте отображается по курсу НБУ на дату получения аванса.
4 КУД и КУДР

скоригована сума доходу, грн, коп. (гр. 2 — гр. 3)

В этой графе приводят скорректированную сумму дохода за проданные товары (выполненные работы, предоставленные услуги). Ее определяют как разницу между значениями граф 2 и 3. То есть скорректированную сумму дохода определяют за вычетом возвращенных покупателям средств. Значение этой графы может получится отрицательным. Но! Фискалы в категории 107.07 БЗ указали, что данные в графе 4 не могут указываться с отрицательным значением
5 КУД

вартість без